Bienvenido a Sector Ejecutivo, revista de Economía y Empresas / España, Nº 272 Enero de 2022

Brais Méndez Ferreiro, cofundador y CEO de Docuten

Carmen Peñalver

Docuten nace en 2009. Brais Méndez Ferreriro y Ángel Aparicio, cofundadores de la compañía, vieron una oportunidad en la digitalización administrativa, ya que en ese momento comenzaba a haber obligaciones legales en términos de facturación.
Ese mismo año lanzaron al mercado el primer producto de la empresa, HazteUnaFacturaE, dedicado a la factura electrónica, además de abrir las dos sedes, en A Coruña y Madrid. En 2013, desarrollaron Signedoc, enfocada en la firma digital, y en 2018 ambos servicios convergen en la primera plataforma de firma y factura electrónica del mercado, Docuten.
Gracias a una estrategia de diversificación de productos se han podido posicionar en el mercado con un claro valor diferencial: ofrecer a sus clientes la posibilidad de cubrir la digitalización de varias áreas de negocio bajo una misma plataforma y, por lo tanto, con un mismo proveedor, bajo un “bundle” de productos, convirtiéndolos en compañías “sin papel” gracias a la digitalización administrativa.

Háblenos en detalle de los principales servicios que ofrece Docuten.
Docuten ofrece un bundle de productos enfocados a la digitalización administrativa de las empresas, compuesto por 3 productos: firma digital de documentos, emisión y recepción de facturas electrónicas.
La firma digital permite a las empresas firmar de forma electrónica todo tipo de documentación, con los distintos tipos de firma con los que contamos: firma con OTP, firma biométrica o con certificado electrónico.
La emisión de facturas posibilita a las empresas enviar sus facturas tanto a clientes públicos a través de los distintos canales de las administraciones públicas, como FACe y todos los PGE de las comunidades autónomas. También a clientes privados a través de distintos formatos y canales como FACeB2B, Peppol o por correo electrónico en PDF.
Por último, nuestro servicio de recepción de facturas permite a aquellas empresas que reciben diariamente un volumen elevado de facturas la gestión automática y su organización en una única plataforma o a través de integración con sus sistemas. Contamos con distintos métodos para la recepción, ya sea a través de un portal de proveedores por el que pueden emitir sus facturas al cliente, con un lector OCR que extrae la información de las facturas, o a través del canal FACeB2B.
La recepción permite, sobre todo, ganar en eficiencia ya que se pueden crear checks automáticos o flujos de validación sobre las facturas recibidas.

¿A qué tipo de clientes se dirigen ustedes? ¿Sus clientes son también empresas multinacionales? ¿De qué sectores?
Docuten se enfoca a medianas y grandes compañías, ya que nuestra propuesta aporta un mayor valor diferencial a empresas que cuenten con un amplio volumen de documentación, tanto documentos que deban ser firmados como facturas.
Contamos con empresas prácticamente de todos los sectores: industria textil, industria alimentaria, ETTs, facilities, etc.

¿Qué significa para usted la digitalización de las empresas y qué implica? ¿Cuáles son, por tanto, los principales beneficios de ésta específicamente en las áreas de legal, financiero, RRHH y de administración?
La verdadera digitalización implica un cambio en la cultura empresarial. No se trata sólo de introducir herramientas tecnológicas, sino de cambiar la mentalidad de toda la compañía para hacer más eficientes los procesos, mejorar la comunicación interna y externa y hacerlo a través de herramientas digitales.
Esto implica, en primer lugar, una comunicación adecuada sobre los cambios a todos los trabajadores y recibir su feedback. Además, es necesario formar bien a toda la plantilla en la materia y proveer de las herramientas necesarias para ello.
Son muchos los beneficios que se pueden obtener de la digitalización. El ahorro de costes, la reducción de la huella de carbono emitida por la empresa, la eliminación del uso de papel, el ahorro de tiempo que se puede invertir en tareas de mayor valor, el cumplimiento de la ley o el mayor control y organización de documentos y procesos son algunos de los más notables.

Las empresas han evolucionado tecnológicamente, y muy especialmente en los últimos meses a raíz de la pandemia. ¿Es lo mismo usar tecnología que estar digitalizado?
No, nada más lejos de la realidad. Como comentaba, la digitalización debe asumirse como una estrategia global, donde el cambio cultural interno debe ser la primera cuestión en abordarse. Este cambio cultural es lo que realmente precede al momento de abordar la transformación digital que, obviamente, implica el uso de nuevas tecnologías.
La diferencia clara es la automatización. Tú cuando usas un Excel, ya estás usando tecnología. Sin embargo, el nivel de digitalización que puedes encontrar adoptando una transformación integral y una automatización completa de, en este caso, los procesos administrativos de una compañía, aumenta exponencialmente los beneficios.