Bienvenido a Sector Ejecutivo, revista de Economía y Empresas / España, Nº 264 Abril de 2021

TRIBUNA DE OPINIÓN - Aumenta el impacto de tus reuniones online

José Miguel Sánchez

 

Psicólogo motivacional, experto en empresa y deporte. Profesor IE Business. Coach ejecutivo y autor de los libros “El viaje del líder”, “La experiencia de resetearse” y “Poderoso como un niño”.

www.jmiguelsanchez.com

 

Zoom, Teams, Google Meet, Hangout, GoToMeeting, Webex, Skype empresarial, etc. Todos ellos son términos con los que nos hemos familiarizado durante el último año. Pertenecen a plataformas que nos permiten realizar reuniones online.

Cada uno podemos tener nuestra preferida o con la que mejor trabajamos, sin embargo, esto no es lo importante. Lo verdaderamente relevante es el uso que hacemos de nuestro tiempo en dichas plataformas.

En mi trabajo diario uno de los retos que más me estoy encontrando es que los profesionales siguen dedicando mucho tiempo a reunirse y, además, no están siendo productivos en las reuniones.

Es habitual encontrar comentarios del tipo; os tengo que dejar porque tengo otra reunión, mañana seguimos que me están esperando en otra sala (virtual), seguid vosotros que yo tengo comité”, llevamos 2 horas y seguimos dando vueltas a lo mismo”…

Cada uno de estos comentarios implica agendas repletas de reuniones infinitas en número y, demasiadas veces, en duración. Si a esto unimos que nuestro cerebro se cansa más cuando trabaja virtualmente que cuando lo hace en presencial, nos encontramos con profesionales agotados. Muchas personas están rindiendo muy por debajo del 100% debido a lo crítico de la situación para muchas empresas, al cansancio por el trabajo virtual, y también a unas reuniones improductivas.

¿Qué pueden hacer los líderes para conseguir unas reuniones online más productivas y mejor gestionadas?

Una vez que se ha decidido que hay que hacer una reunión con varios miembros de una empresa, hay varios tips que nos pueden ayudar a mejorar en este aspecto tan relevante en la actualidad.

 

Antes de la reunión.

La agenda. Como en las reuniones presenciales, la agenda se prepara con anterioridad. Hay un responsable de pedir los temas que se van a tratar y los tiempos previstos para cada uno de ellos. También es importante saber qué se espera conseguir tratando este tema, ¿hay que tomar una decisión?, ¿hay que analizarlo o debatirlo?, ¿es sólo informativo?, etc. Esta agenda debería enviarse al menos 24h antes de la reunión. Se puede utilizar alguno de los calendarios digitales que todos tenemos, para poner un recordatorio con cierta antelación.

Plantillas. Si no se tienen plantillas, es bueno crearlas para ahorrar tiempo y ser más eficientes en el trabajo. Se pueden diseñar para la agenda, las presentaciones o el acta.

El dispositivo. Tanto si eres el organizador de la reunión, como si eres uno de los integrantes de la misma, prepara con anticipación el dispositivo que utilizarás, comprobando que la cámara, el micrófono y cualquier otra utilidad que pudieras necesitar, funcionan perfectamente. Esto evitará muchas pérdidas de tiempo tratando de hacer que la tecnología funcione.

 

Durante la reunión.

El moderador. En toda reunión debe haber alguien que juegue este rol. Su objetivo es conseguir que todo el mundo participe y, sobre todo, que se cumplan los tiempos en cada tema y en conjunto en la reunión. Se encargará de dar permisos y quitarlos, para que todo el mundo pueda participar, reduciéndose así las pérdidas de tiempo y la monopolización de la conversación por parte de algunos miembros.

El tiempo. Si cada uno tiene un tiempo establecido y el moderador realiza su trabajo, no debería haber problemas. Sin embargo, la realidad no siempre es así. En caso de que el tiempo de un tema se nos vaya de las manos, porque no lo calculamos bien cuando lo establecimos o porque el tema está generando más debate del esperado, es el momento de tomar una decisión sobre el mismo. Podemos elegir cortar el tema y seguirlo en otra reunión o decidir posponer alguno de los que tendríamos que tratar para darle más espacio a éste, que se ha convertido en prioritario.

Estar presente. Es clave habilitar la cámara para que todas las personas puedan verse e interactuar mejor. En online, el cerebro sufre porque trata de completar lo que no ve sobre su interlocutor. Por tanto, cuanto más se nos vea mejor. De igual manera, mostraremos nuestro interés asintiendo o expresando con gestos de la cara nuestro acuerdo o desacuerdo con lo que se está tratando. Obvia decir que mientras estamos en la reunión, nos olvidamos del teléfono o el mail, para poder centrarnos completamente en lo que se está tratando en la misma.

Pausas. Si la reunión va a durar más de 2 horas, plantear pausas de 5-10 minutos para que las personas puedan levantarse, ir al baño o tomar un refrigerio que les permita liberar algo de la tensión y cansancio que producen las reuniones online.

Siguientes pasos. Finaliza siempre las reuniones con acciones a llevar a cabo. Un grupo de profesionales que se reúne en torno a un objetivo, debe salir con algo distinto a lo que entró en dicha reunión. Si no se proponen nuevos pasos a dar, fechas de cumplimiento y responsables de los mismos, ¿qué sentido ha tenido ese tiempo dedicado por varias personas de la compañía?

 

Tras la reunión.

Acta. Alguien debe encargarse de tomar notas que se convertirán en un acta que se enviará antes de 24h a todos los miembros. Estamos acostumbrados a actas de varias páginas que después casi nadie se lee. Mi propuesta es un documento de 1-2 hojas como máximo en el que se indique el tema tratado, las acciones que salen del mismo, los responsables de llevarlas a cabo y el plazo de ejecución. Es un acta que en muchos casos puede enviarse unos minutos después de haber concluido la reunión, puesto que se va completando durante la misma.

En definitiva, no importan la plataforma en la que trabajemos, la clave es hacer todo lo posible para que las reuniones comiencen y finalicen en el tiempo estimulado habiendo conseguido hitos durante la misma y planteado otros para siguientes reuniones.